2. INSTALACION Y DESCRIPCION DEL SISTEMA
El propósito de este capítulo es suministrarle todas las instrucciones para instalar y comenzar a usar el Sistema SACAV y así conocer su manejo y funcionamiento.
Le sugerimos leer este capítulo y al mismo tiempo ejecutar en su computadora las indicaciones que le sean dadas.
2.1. Instalar el Sistema
El Sistema SACAV está listo para ser instalado en Su computadora, cualquiera que sea la versión de Windows que tenga instalada, Windows 95 o superior.
Debe haber recibido, bien sea por correo electrónico o grabado sobre un disco flexible, un archivo nombrado Instalar.exe o simplemente Instalar, según la configuración de Su sistema operativo.
Haga doble clic sobre el nombre "Instalar".
Se inicia el programa de instalación. Haga clic en el botón "Sí".
Se visualiza el Acuerdo de Licencia para el Usuario Final. Léalo detenidamente y si acepta todo los términos del Acuerdo, haga clic en el botón "Acepto".
Se visualiza el directorio en el cual se instalará el Sistema. Por defecto, será el directorio C:\INOVAL\AV. Le recomendamos no modificar esta información. Haga clic en el botón "Instalar".
El programa de instalación copia a su disco duro los archivos necesarios a la ejecución del Sistema Sacav. Luego se abre la ventana de registro.
El primer dato solicitado es el nombre del operador. Indique su nombre o el nombre de la persona encargada de operar el Sistema SACAV. Recuerde bien este nombre, puesto que le será solicitado por el Sistema en el momento de arrancar.
Seguidamente se solicita el nombre o razón social de Su Agencia, así como la dirección, los teléfonos, R.I.F., N.I.T., números IATA, VT, en fin toda la información que Usted desea se imprima en los encabezamientos de los reportes, una vez registrado el Sistema SACAV.
Si Su computadora está conectada a Internet, asegúrese de que la conexión esté activa y pulse el botón "Enviar" y luego el botón "Cerrar". Se visualiza una ventana de Su programa de correo con los datos listos para ser enviados. No tiene que agregar o modificar ninguna información. Pulse el botón "Enviar" de esta ventana.
Si Su computadora no está conectada a Internet, pulse los botones "Grabar" y luego "Cerrar". Se graba un archivo de Registro de nombre Reg.dat en el directorio de instalación. Este archivo contiene la información necesaria para el registro del Sistema SACAV. En el párrafo siguiente se encuentran las instrucciones para enviar este archivo de Registro.
Ha finalizado la instalación del Sistema SACAV en Su disco duro.
Nota: Si solo desea instalar la versión de Evaluación del Sistema SACAV, no necesita llenar en este momento los datos solicitados en la ventana de Registro. Cierre esta ventana y pulse el botón "Cerrar".
2.2. Registrar el Sistema
Si no ha registrado el Sistema SACAV en el momento de la instalación, puede hacerlo en cualquier momento ejecutando el programa "AvRegis.exe" ubicado en el directorio de instalación.
Una manera de iniciar la ejecución de este programa es haciendo clic en "Inicio" y luego en "Ejecutar...". Se abre la ventana Ejecutar donde debe escribir C:\INOVAL\AV\AvRegis y luego pulsar el botón "Aceptar". Nota: si ha instalado el Sistema SACAV en un directorio diferente al directorio C:\INOVAL\AV, deberá modificar en consecuencia la información anterior.
Se visualiza la ventana de los datos de Registro.
El primer dato solicitado es el nombre del operador. Indique su nombre o el nombre de la persona encargada de operar el Sistema SACAV. Recuerde bien este nombre, puesto que le será solicitado por el Sistema en el momento de arrancar.
Los datos siguientes serán usados para los encabezamientos de los reportes. Llénelos con atención.
El programa de Registro graba esta información en un archivo de nombre Reg.dat en el directorio de instalación.
Si Su computadora está conectada a Internet, asegúrese de que la conexión esté activa y pulse el botón "Enviar" y luego el botón "Cerrar". Se visualiza una ventana de Su programa de correo con los datos listos para ser enviados. No tiene que agregar o modificar ninguna información. Solo debe pulsar el botón "Enviar" de esta ventana.
Si Su computadora no está conectada a Internet, pulse los botones "Grabar" y luego "Cerrar". Se graba un archivo de Registro de nombre Reg.dat en el directorio de instalación. Luego debe copiar el archivo Reg.dat a otra computadora donde esté operando Su programa de correo electrónico. Para realizar esta copia, puede usar un disco flexible, una memoria USB o la red si las computadoras están enlazadas y si Ud tiene los permisos adecuados. Luego, envíe un correo a la dirección soporte@sacav.com.ve con el archivo adjunto Reg.dat.
Pronto recibirá un archivo nombrado Registro.exe. Al ejecutar este programa, se copiaran
en Su disco duro los archivos adicionales para la personalización de Su Sistema SACAV.
2.3. Arrancar el Sistema
Durante la instalación del Sistema SACAV, se copiaron dos íconos sobre el escritorio de Windows.
Desde el escritorio de Windows, haga doble clic sobre el icono Sistema SACAV.
Luego, haga clic sobre el botón "Activar Sacav".
2.4. Configurar el Sistema
La primera vez que utiliza el Sistema, Usted debe indicarle algunos datos acerca del tipo de impresoras y de monitor que está usando.
A este fin, se visualiza la ventana de configuración.
El primer dato solicitado es el puerto al cual está conectada la impresora principal (la impresora donde se imprimirán todos los listados menos las facturas y los pagos).
Pulse la tecla [F1] para obtener una lista de las posibles respuestas.
Normalmente, la impresora está conectada al puerto LPT1 que es el valor por defecto presentado por el Sistema.
Si es el caso (o si no sabe), pulse solamente [Enter] para validar este valor. Sino, tipee el nombre del puerto seguido de [Enter].
El dato siguiente es el tipo de impresora.
Pulse la tecla [F1] para obtener una lista de las impresoras reconocidas. La mayoría de las impresoras son compatibles ya sea con las impresoras Epson de agujas, ya sea con las impresoras IBM Proprinter.
Tipee el tipo de impresora seguido de [Enter].
Pulse la tecla [F1] para obtener información sobre el dato siguiente.
Valide el valor por defecto (80) pulsando [Enter] si su impresora utiliza papel de 8 ½ pulgadas de ancho, pero si su impresora es del tipo "ancho", tipee 132 seguido de [Enter].
El siguiente campo se refiere al tamaño del papel. Valide el valor por defecto (66) pulsando [Enter].
El siguiente campo se refiere al número de líneas que deben quedar sin imprimir en la parte inferior de cada página. Valide el valor por defecto (6) pulsando [Enter]. Si su impresora deja un espacio demasiado grande al final de cada página o a lo contrario imprime demasiado abajo, podrá luego aumentar o disminuir este valor.
Ahora debe indicar los datos respectivos a la impresora secundaria (la impresora donde se imprimirán las facturas y los pagos).
El Sistema solicita el puerto al cual está conectada la impresora secundaria.
Normalmente, esta impresora está conectada al puerto LPT2 que es el valor por defecto presentado por el Sistema.
Si es el caso, pulse solamente [Enter] para validar este valor. Sino, tipee el nombre del puerto seguido de [Enter].
Si dispone de una sola impresora tanto para imprimir los listados como para las facturas y los pagos, tipee la misma información que para la impresora principal.
Tipee la información respectiva al tipo de impresora y ancho del papel.
Pulse la tecla [F1] para obtener información sobre el dato siguiente (tamaño del papel).
Valide el valor por defecto (66) pulsando [Enter] si utiliza páginas enteras de 11 pulgadas de largo, pero si desea imprimir las facturas y los pagos sobre formas de otra medida, tipee el número de líneas adecuado. Por ejemplo, para formas de media página de alto (5 ½ pulgadas), tipee 33 seguido de [Enter].
En el campo siguiente, indique el número de líneas que deben quedar sin imprimir en la parte inferior de cada página. Este valor debe incluir, de ser el caso, las líneas ocupadas por los datos preimpresos relativos a la imprenta.
Ahora debe indicar el tipo de su pantalla.
Pulse la tecla [F1] para obtener una lista de las repuestas posibles.
Tipee COLOR seguido de [Enter] si su pantalla reproduce los colores.
Pulse la tecla [F1] para obtener información sobre el dato siguiente.
Con el valor por defecto (5 minutos), el economizador de pantalla se activará si Usted deja de usar el teclado por más de 5 minutos. Luego, al pulsar cualquier tecla se restablecerá la información en la pantalla. Pulse [Enter] para aceptar este valor o modifíquelo a su conveniencia.
Ahora que tipeó todos los datos de la configuración, se visualiza una nueva ventana en la parte inferior de la pantalla. Lea el párrafo 5.3. MENÚ "Modificar Registrar Abandonar" para más información sobre esta ventana.
Antes de seguir, es importante revisar los datos que se acaban de tipear. Supongamos que se haya equivocado en el tipo de pantalla.
Pulse la tecla [Enter] para validar la opción "Modificar estos datos".
Note como el cursor apunta nuevamente al primer campo (el puerto de la impresora).
Pulse cuatro veces la flecha hacía abajo [ ] para que el cursor apunte al campo de la pantalla y corríjalo.
Luego pulse la flecha hacía abajo hasta que se visualice de nuevo el menú.
Seleccione y valide la opción "Registrar estos datos" pulsando la tecla [R].
El Sistema está configurado.
2.5. Tipear la Clave de Acceso
En el medio de la pantalla aparecerá una ventana con la indicación "Operador".
Tipee el nombre suministrado por Usted durante el proceso de registro, seguido de [Enter].
En la línea siguiente aparece "Clave de acceso". Tipee la clave suministrada cuando haya recibido el archivo de registro, seguido de [Enter].
Esta clave es también el número de serie de Su Sistema. No lo pierda, puesto que le será solicitado cuando querrá obtener información o actualizar Su Sistema.
Si Usted comete un error tipeando estos datos, aparecerá un mensaje de advertencia. Tipee nuevamente el dato corregido.
Nota: La versión de Evaluación no solicita el nombre del operador ni tampoco clave de acceso.
Luego el Sistema visualiza varias ventanas. Una indica cuantos clientes, líneas, servicios, movimientos, ítems de facturas, boletos y reportes de boletos están registrados actualmente. Otra indica la fecha de hoy según el reloj interno de su computadora.
La ventana inferior de la pantalla le indica que el Sistema está esperando que Usted
tome conocimiento de la información presente antes de pulsar cualquier tecla para
continuar.
2.6. Menú Principal
El Sistema visualiza una ventana con las varias opciones del menú principal.
Seleccione la opción "1- Boletería".
Seleccione la opción "Mantenimiento".
Seleccione la opción "Líneas aéreas".
Para mayor información sobre el manejo de los menús, lea el
párrafo 5.1. Los Menús.
2.7. Agregar Líneas Aéreas
Verifique que las líneas aéreas insertadas en el Sistema coincidan con las de su posesión (ver Apéndice 6.2.).
De faltar alguna línea, agréguela siguiendo estos pasos:
Seleccione la opción "Agregar" del menú de mantenimiento.
Tipee la letra que corresponde al tipo de línea:
- D - Línea nacional afiliada a BSP Doméstico
- I - Línea internacional afiliada a BSP líneas aéreas
- N - Línea nacional independiente
Tipee el código IATA numérico.
En el caso de las líneas N seguramente el código numérico tendrá que insertarlo Usted de acuerdo con su criterio ya que estas líneas no poseen código numérico IATA.
Tipee el nombre de la línea.
Tipee el número de R.I.F. de la línea (este dato es opcional).
Los campos siguientes poseerán la información necesaria para que al facturar el boleto, sea calculada la comisión de éste automáticamente. Para este propósito debe indicarse qué tipo de comisión afecta a qué tipo de boleto.
Pulse la tecla [F1] para obtener información sobre cada uno de los datos siguientes:
- Porcentaje Comisión,
- Comisión variable,
- Cargo Aerolínea YN
- Monto YN
- Monto FP
- Monto XT.
Ahora que tipeó todos los datos de la línea, se visualiza la ventana del menú "Modificar Registrar Abandonar".
Compruebe que los datos tipeados estén correctos. Pulse [Enter] para corregirlos si es necesario. Pulse R para registrarlos.
Repita estos pasos hasta completar la lista de líneas que maneja su agencia.
2.8. Insertar el Stock de Boletos
Una vez concluida la inserción de líneas, seleccione la opción "Recepción de Boletos" del menú de Boletería para proceder a insertar los stocks de boletos en posesión en este momento en la agencia.
Para cada campo de dato, pulse la tecla [F1] para obtener ayuda.
Observe que debe tipear integralmente el número del primer boleto (9 dígitos mas el dígito de control para los internacionales y domésticos, 13 dígitos para los nacionales), pero que solamente se requieren los últimos 6 dígitos del último boleto dado que tienen la misma forma y serial.
Cuando aparece el ya conocido menú "Modificar Registrar Abandonar", revise los datos y regístrelos.
Seleccione nuevamente la opción "Recepción de Boletos" hasta haber introducido
completamente el stock de boletos de todas las líneas en posesión de su agencia.
2.9. Registrar los Clientes
El siguiente paso consiste en crear el listado de los clientes.
Es de notar que el Sistema incluye un código específico que es el "X" para clientes de contado y otro código que es el "Y" para los clientes de crédito ocasionales, los cuales permiten facturar de contado o a crédito colocando en este momento el nombre del cliente o la razón social).
Para los casos de compañías o clientes frecuentes es conveniente crearles un código para poder llevar una historia de ventas a determinado cliente aún siendo de contado.
Existen dos maneras de registrar un nuevo cliente:
- al momento de elaborar la factura (se detallará este método más adelante),
- preparando un listado de códigos ya sean numérico ó alfanumérico.
Una vez clasificados sus clientes (ya sea por zona residencial, grupos de interés, alfabéticamente, etc.) seleccione "3- Cuentas por Cobrar" del menú principal, luego "Mantenimiento" y "Clientes".
Utilizando "Agregar" podrá insertar los clientes más frecuentes con el código que haya preestablecido.
Recuerde utilizar la ayuda pulsando la tecla [F1] . En particular, lea detenidamente los mensajes de ayuda que se refieren a los campos "Tipo" y "Límite de Crédito".
Recuerde utilizar la ayuda pulsando la tecla [F1] . En particular,
lea detenidamente los mensajes de ayuda que se refieren a los campos "Tipo"
y "Límite de Crédito".
2.10. Registrar los Servicios
Es necesario crear los servicios a facturar.
El Sistema incluye una lista de servicios básicos cuando proceda a su instalación (ver Apéndice 6.3.)
Si lo requiere su agencia, puede agregar otros servicios, los cuales tendrá disponible al momento de facturar.
Para agregar o modificar servicios, seleccione "2- Facturación" desde el menú principal y luego "Mantenimiento" y "Servicios".
Tenga cuidado en dejar en blanco el campo "Formato". Solo el servicio de
boletos aéreos TKT requiere que este campo contenga la letra "B". El servicio
de comisión sobre Ventas requiere la letra "C".
2.11. Elaborar una Factura de Contado
El Sistema tiene ahora toda la información necesaria para elaborar la primera factura.
Seleccione "Elaboración de Factura" del menú de facturación.
Aparece en la pantalla la ventana de datos del detalle de la factura.
En el campo "Cód", tipee el código correspondiente al servicio de boletería: TKT.
Aparece una nueva ventana que visualiza todos los datos y características de este boleto.
Pulse la tecla [F1] para ver las posibles respuestas al primer campo.
Para que la prueba sea real, tome un boleto doméstico que se haya introducido en el stock de boletos y que se haya emitido hoy. Así, seguiremos este boleto a lo largo de toda su historia por el Sistema.
Por ejemplo, tipee: D 128 6013 112 885
Tipee la ruta del boleto.
Tipee el nombre del pasajero.
Tipee el código de tarifa (Ejemplo: KRT, YOW, YCD30, etc.)
Sigue el campo de Conexión, en el cual se coloca la letra "C" en cada boleto en caso de que un boleto sea emitido en conjunción con otro. Como este caso no se aplica en esta factura, deje este campo en blanco.
Sigue el campo de Contraboleto, en el cual se inserta el número de boleto contra el cual se haya emitido el boleto a facturar. Como este caso no se aplica en esta factura, deje este campo en blanco.
Siguen los cinco campos cuyos montos sumados igualan el precio del boleto:
- Monto comisionable: se utiliza para todo monto comisionable. Siendo el caso de este boleto, se tipea su monto aquí. En la misma línea se encuentra el monto del porcentaje de comisión. Si éste no es el correcto, se modifica.
- Cargo Aerolínea: el Sistema no visualiza este campo para este boleto, porque los boletos para esta línea aérea no contemplan cargos afectados por el YN.
- Monto YN: se utiliza para el monto de IVA que aplica para este boleto. Si el monto tipeado no corresponde al monto calculado por el Sistema en función del monto comisionable tipeado anteriormente y de los datos de la línea aérea, el Sistema emite una advertencia.
- Monto FP: se utiliza para el monto del impuesto para el Fondo de Promoción y Capacitación al Turismo. Siendo el caso de este boleto, se tipea su monto aquí. Si el monto tipeado no corresponde al monto calculado por el Sistema en función del monto comisionable tipeado anteriormente y del valor de la tasa de IFP indicada en las Opciones del Sistema (ver Apéndice 6.5.), el Sistema emite una advertencia.
- Monto XT: se utiliza para los demás impuestos. Como no es el caso en este boleto, se deja este campo en cero.
Sigue el campo de pago con tarjeta de crédito en el cual se tipea primero el monto pagado por el TCC o UATP y luego el código y número de la tarjeta (Ejemplo: VI 44550000000000000). Como no se aplica en este caso, se dejan estos campos en blanco.
Al finalizar de tipear los datos de este boleto, desaparece la ventana de los datos del boleto y se refleja en la pantalla el primer renglón de la factura, tal como se imprimirá. Además, el campo resaltado es él del código de un posible segundo renglón.
Supongamos que debamos facturar a nuestro cliente la tramitación de un visado para los EE.UU.
Pulse la tecla [F1]. En la ventana de ayuda se visualizan los códigos de los diferentes servicios registrados en el Sistema. Seleccione el código DOC y pulse la tecla [Enter]. Vea el párrafo 5.6. Ayuda en Pantalla para más información.
Seguido aparece un campo de descripción libre en el cual puede tipearse por ejemplo: Visa USA.
En el campo siguiente tipee el monto del servicio.
A este punto, se ha concluido de introducir el detalle de la factura. Al pulsar la tecla [Esc], se visualiza un menú con 3 opciones: Detalle, Imprimir y Anular.
La opción "Detalle" permite volver a la ventana de los datos del detalle de la factura, permitiendo entonces modificar los renglones ya introducidos y eliminar o agregar renglones.
La opción "Anular" ofrece la posibilidad de cancelar la elaboración de la factura, sin interferir con la secuencia numérica de éstas.
Seleccione la opción "Imprimir", paso lógico en la elaboración de la factura.
Se visualiza una nueva ventana en la cual se introducen los datos económicos de la factura.
Pulse la tecla [F1]. En la ventana de ayuda se visualizan los códigos de los diferentes clientes registrados. Seleccione el código X que corresponde a los clientes de contado (Ver párrafo 2.9. Registrar los Clientes).
Tipee los datos del cliente: Razón social o nombre, dirección, R.I.F. y teléfonos.
Siendo X el código de cliente elegido, los campos de Límite de Crédito y Saldo quedan inutilizados.
En el párrafo siguiente se observará el caso de un cliente registrado.
Los campos siguientes reflejan las cuatro distintas formas de pago:
Con tarjeta de crédito: Si el boleto está pagado con TCC o UATP, el campo "Tarjeta" aparecerá automáticamente llenado con el monto pagado con tarjeta según los datos insertados en el detalle del boleto.
Con tarjeta de débito: Si corresponde se tipea el monto pagado con tarjeta y en el campo siguiente el nombre del banco emisor seguido de los últimos dígitos de la tarjeta. Como no es el caso en esta factura, se tipea 0.00 (la cifra cero seguida de un punto y de otros dos ceros).
Con cheque: Si corresponde se tipea el monto del cheque y en el campo siguiente el número del cheque y el banco. Como no es el caso en esta factura, se tipea 0.00 (la cifra cero seguida de un punto y de otros dos ceros).
En efectivo: (el caso de esta factura) Automáticamente, al colocar 0.00 en el campo de Cheque, el monto por pagar se traslada al campo de Efectivo. Consecuentemente es suficiente oprimir la tecla [Enter].
Finalmente se visualiza el menú de impresión en la parte inferior de la pantalla.
Al seleccionar "Si", se registran e imprimen la factura y el respectivo pago.
Al seleccionar "No" se vuelve al menú “Detalle Imprimir Anular”,
lo que permite corregir algún error antes de imprimir la factura.
2.12. Elaborar una Factura a Crédito
Ahora, supongamos que tenemos que elaborar una factura a crédito que incluya los siguientes renglones:
- Boleto internacional:
- Número del boleto: United Airlines (016) 6850 332 776
- Nombre del Pax: Pedro Perez
- Ruta: BLA CCS JFK CCS BLA
- Tarifa: BLRT
- Monto: USD 459 x 480 = 220,320 x 4.125% (YN) = 9,088
- Forma de Pago: TCC MC 5304 7000 2068 5308 por Bs. 220,320
- Servicio terrestre a New York por ATOM por 3 noches y 4 días incluyendo traslados y desayunos para 1 persona: Bs. 340,000
Supongamos además que el cliente pertenece a la empresa A y Asociados registrada bajo el código A201, y que el saldo no pagado se dejará a crédito por 15 días.
Nota: estos datos son totalmente ficticios y si es de su conveniencia, puede cambiarlos por otros. En particular, el número del boleto y el código del cliente deben ser escogidos entre los datos que ya ha introducido en el Sistema.
Con toda esta información, se procede a facturar:
Seleccione "Elaboración de factura".
Tipee el código de servicio: TKT
Tipee el numero de boleto: I 016 6850 332 776
Tipee la ruta: BLA CCS JFK CCS BLA
Tipee el nombre del pax: PEREZ Pedro seguido de la tecla [Enter].
Tipee el código de tarifa: BLRT seguido de la tecla [Enter].
Pulse [Enter] (no hay conexión)
Pulse [Enter] (no hay contraboleto)
En el campo "Monto comis.", pulse [F1] (si tiene alguna duda) y tipee el monto comisionable 220320.00
Pulse [Enter] (no hay cargos por aerolínea)
En el campo "Monto YN", tipee 1 seguido de la tecla [Enter]. Lea el mensaje emitido por el Sistema y pulse nuevamente [Enter]. Fíjese como el Sistema ubica el monto correcto en el campo "Monto YN".
En el campo "Monto FP", tipee el monto 1 seguido de la tecla [Enter]. Lea el mensaje emitido por el Sistema y pulse nuevamente [Enter]. Fíjese como el Sistema ubica el monto correcto en el campo "Monto FP".
Pulse [Enter] (no hay otros impuestos)
En el campo "Tarjeta Bs", tipee 220320.00
Tipee MC 5304700020685308
Terminado de llenar el detalle del boleto, se pasa al siguiente renglón:
Tipee el código de servicio: O/S
Tipee la descripción: Servicio terrestre NYC 3N-4D ATOM seguido de la tecla [Enter]
Tipee el monto: 340000.00
Pulse [Enter] (la tasa de IVA es correcta)
Pulse [Enter] (la tasa de IFP es correcta)
Pulse [Enter] (el monto total a cobrar es correcto)
Se ha concluido de introducir el detalle de la factura.
Para introducir los datos económicos, pulse [Esc] y [Enter].
Tipee el código de cliente: A201 (ú otro código de su elección).
Observe como el Sistema ha recabado toda la información del detalle de la factura. Proceda a llenar los datos que faltan.
Como el saldo restante (Bs. 349088) está ubicado en "Tarjeta Débito", tipee 0.00
Ahora el saldo está ubicado en "Cheque", tipee 0.00
Ahora el saldo está ubicado en "Efectivo". Tipee nuevamente 0.00
Observe que el Sistema ha actualizado la información del saldo y ha calculado la fecha de vencimiento a 7 días.
Corrija esta fecha. No es necesario tipear la fecha entera. Supongamos como ejemplo que la fecha de hoy sea el 11 de agosto de 2004. El Sistema le propone como fecha de vencimiento "18/08/2004". Tipee 26 seguido de la tecla [Enter].
Ha introducido toda la información de la factura.
Se visualiza el menú de impresión. Seleccione "Si".
Se registran e imprimen la factura y el pago correspondiente al TCC
(y en este último el saldo por pagar de la factura).
2.13. Consultar Estados de Cuenta
Ahora que ha registrado movimientos, es lógico que desee consultarlos.
Siendo imposible mostrar en una sola pantalla toda la información registrada en su Sistema, el menú de consulta ofrece varias opciones, cada una de las cuales es adaptada a una situación particular o una pregunta particular que se estará planteando:
Cual es el teléfono de Pedro Pérez en A y Asociados?
Desde el menú principal, seleccione "3- Cuentas por Cobrar".
Seleccione "Consultas".
Seleccione "Clientes".
Pulse [Enter] seguido del código de cliente A201 (o la tecla [F1] para acceder a la consulta de los códigos de clientes).
Observe la información sobre el cliente y pulse la tecla [Esc] para volver al menú de consulta.
Cuales son los últimos movimientos de A y Asociados?
Seleccione "Estado de Cuenta por Cliente".
Tipee el código del cliente: A201
Observe la información presentada en pantalla.
Pulse cualquier tecla para volver al menú de consulta.
Como fue pagada, o cual es el saldo, de la factura FA-2 ?
Seleccione "Movimientos contra Factura".
Tipee el código de la factura: 2 seguido de la tecla [Enter].
Observe la información presentada en pantalla.
Pulse cualquier tecla para volver al menú de consulta.
Cuales facturas debe A y Asociados?
Seleccione "Facturas Pendientes por Cliente".
Tipee el código del cliente: A201
Observe la información presentada en pantalla.
Pulse cualquier tecla para regresar al menú de consulta.
2.14. Cancelar una factura
Supongamos que han pasado los 15 días y que, puntualmente, el cliente canceló la factura mediante cheque. Procedamos a cancelar la factura:
Desde el menú de Cuentas por Cobrar, seleccione "Pagos".
Tipee el código del cliente: A201
Tipee el monto del pago: 349088.00
En el campo siguiente, pulse [F1], lea la ayuda y pulse la tecla C
Tipee el número del cheque y el banco.
Pulse [Enter] (si lo desea puede agregar alguna referencia).
En le campo "Fecha de pago", pulse [Enter] si es la fecha de hoy. Sino, modifíquela.
Tipee el número de la factura a cancelar.
Observe como el Sistema visualiza el monto cancelado y el saldo de la factura antes del presente pago.
Pulse [Enter] para validar el monto cancelado.
Seleccione "Registrar estos datos".
Ha introducido toda la información del pago.
Se visualiza el menú de impresión. Seleccione "Si".
Nota: A diferencia de las facturas, es posible registrar un pago sin imprimirlo (aunque no sea recomendable como procedimiento administrativo).
Pulse [Enter] para regresar al menú de Cuentas por Cobrar.
2.15. Modificar un Movimiento
Es probable cometer errores registrando información.
En este párrafo, veremos como corregir el pago que se ha registrado, suponiendo por ejemplo que se ha equivocado en el número del cheque.
Seleccione "Mantenimiento" en el menú de Cuentas por Cobrar.
Seleccione "Mov. de Cuentas por Cobrar".
Seleccione "Otro" para buscar el pago a corregir.
En el campo "Número", tipee PA y luego [F1].
En una nueva ventana se visualizan los movimientos de cuenta por cobrar. Vea el párrafo 5.6. Ayuda en Pantalla para más información.
Observe como los movimientos están ordenados por referencia: primero las facturas de número menor a mayor, luego las notas de crédito y finalmente los pagos.
Seleccione el movimiento deseado con las flechas hacía abajo o arriba y luego pulse [Enter].
Pulse otra vez [Enter].
Se visualizan los datos correspondientes al movimiento seleccionado.
Seleccione "Modificar".
Desaparece la ventana del menú de mantenimiento, el título cambia a "Modificar Mov. de cuentas/cobrar" y el cursor se ubica sobre el primer carácter del código de cliente.
Con las flechas, lleve el cursor sobre el primer carácter que desea modificar, en este caso el número de cheque en el campo "Descripción".
Pulse simultáneamente las teclas [Ctrl] y Y para borrar el número del cheque. Luego escriba el número correcto.
Pulse varias veces la flecha hacía abajo hasta que aparezca el ya conocido menú "Modificar Registrar Abandonar". Revise los datos y pulse la tecla R.
Se visualiza nuevamente el menú de mantenimiento.
Pulse la tecla [Esc] para finalizar el mantenimiento.
2.16. Imprimir un Reporte de Boletería
Supongamos que desee generar el reporte correspondiente al periodo que incluye los boletos que termina de facturar (párrafos 2.10. y 2.11.). Ejemplo: generar el día 16 de agosto de 2004 el reporte internacional reporte N° 2 del 9 al 15 de agosto.
Desde el menú principal, seleccione "1- Boletería".
Seleccione "Reportes".
Seleccione "Reporte de Boletería".
Pulse [F1], lea la ayuda y pulse la tecla B
Pulse [F1], lea la ayuda y tipee 2004
Tipee las iniciales del mes del reporte: AGO
Tipee el número del reporte: 2 (del 9/8/04 al 15/8/04)
Pulse la tecla S.
Aparece una nueva ventana que visualiza las características del reporte.
Tipee la fecha de comienzo del reporte: 09 08 2004.
Tipee la fecha de fin del reporte: 15 08 2004.
Tipee la tasa de I.V.A.: 15.00
Tipee la tasa de I.S.L.R.: 5.00
En el último campo, tipee el monto mínimo de comisiones a partir del cual se aplica el I.S.L.R.: 25000.00
Registre estos datos. Desaparece la ventana de las características del reporte y se visualiza nuevamente la ventana anterior.
Nota1: Cuando vuelva a imprimir este reporte, el Sistema no le solicitará mas estos datos.
Nota 2: Cuando genere el siguiente reporte de boletería internacional, el Sistema copiará los datos del reporte anterior. Tendrá que verificar y actualizar las fechas correspondientes a este reporte, y modificar solamente los demás datos en caso de algún cambio emanado por BSP.
Para seleccionar la línea para la cual necesita el reporte, pulse [Enter] y tipee 016. También puede dejar este campo en blanco (lea la nota acerca del campo "ruptura" en el párrafo 3.2. Los Boletos).
A la pregunta "Desea agregar o modificar ACM, ADM y/o reembolsos", pulse la tecla N.
Se visualiza el menú de impresión. Verifique que la impresora esté encendida, alimentada con el papel correcto y en línea. En particular, casi todas las impresoras tienen una luz con la inscripción "On Line". Esta luz debe estar encendida.
Pulse la tecla I cuando esta lista la impresora.
Se visualiza un mensaje pidiéndole de esperar que concluya la impresión. En esta oportunidad, la espera no debería ser muy larga puesto que solo hay un boleto que reportar.
Al finalizar la impresión, desaparece la ventana de espera y Usted tiene nuevamente acceso al menú de reportes.
Existen dos eventualidades en las cuales el Sistema le preguntará si Usted desea interrumpir la impresión:
- si se detecta algún problema con la impresora (falta de papel, impresora no lista, etc.)
- si Usted pulsa la tecla [Esc] mientras se visualiza la ventana de espera.
2.17. Finalizar la Sesión de Trabajo
Llegamos al fin de esta introducción al Sistema SACAV. Aunque no haya sido exhaustivo, debe haberle convencido de lo fácil que es utilizarlo y de las ventajas que el le ofrece.
Pero, antes de apagar su computadora o de ejecutar otra aplicación, queda algo muy importante que hacer: cerrar correctamente las bases de datos.
Pulse simultáneamente las teclas [Ctrl] y C para regresar al menú principal. (En este caso, tiene el mismo efecto pulsar varias veces la tecla [Esc])
Pulse [Enter] o la tecla 0 (cero) para finalizar.
Pulse la tecla S para confirmar.
NUNCA APAGUE O REINICIALIZE LA COMPUTADORA SIN ANTES FINALIZAR CORRECTAMENTE LA EJECUCIÓN DEL SISTEMA.
DE NO RESPETAR ESTE PROCEDIMIENTO, SE CORRE EL RIESGO DE QUE LOS ULTIMOS DATOS
TIPEADOS NO QUEDEN GRABADOS EN EL DISCO.
2.18. Antes de comenzar con los datos reales
Antes de comenzar a cargar el Sistema SACAV con sus datos reales, debe borrar los datos que le permitieron practicar.
Para esto, siga estas instrucciones:
1- Desde la línea de comando del sistema operativo Dos, ubíquese en el directorio de trabajo del Sistema SACAV. Por ejemplo:
CD \INOVAL\AV
2- Ejecute los comandos siguientes:
DEL AVBOLETO.DBF
DEL AVITMFAC.DBF
DEL AVLISBOL.DBF
DEL AVMOVCXC.DBF
DEL AVMOVCXC.COD
3- Ubíquese nuevamente en el directorio raíz:
CD \
4- Ejecute el Sistema SACAV:
AV
Cuando tipea estos comandos, debe respetar los espacios y terminar cada línea pulsando la tecla [Enter].
Nota: este procedimiento no borra las bases de datos de líneas, servicios, motivos y
clientes. En efecto, la práctica que Usted acaba de realizar no ha alterado estos datos.
Al contrario, el hecho de haber facturado boletos ha modificado la información
correspondiente a aquellos boletos. Por esta razón, este procedimiento borra la base de
datos de boletos y en consecuencia se debe introducir nuevamente el stock de boletos
(refiérase al párrafo 2.8. Insertar el Stock de Boletos).
2.19. Comenzar con los datos reales
Ha llegado el momento de dejar de lado el viejo talonario de facturas!
Para arrancar exitosamente con su nuevo Sistema, es necesario completar las siguientes etapas en el orden especificado:
• Codificar los clientes
No se trata de registrar ahora todos los clientes fijos de la Agencia, sino de decidir como se van a codificar. Se recomienda usar una letra seguida de dos cifras. Por ejemplo, la empresa "A y Asociados" tendrá por código A01. El próximo cliente cuyo nombre comienza por la letra A tendrá el código A02 y así sucesivamente.
Por supuesto, puede decidir usar otra forma de codificar si lo considera mas conveniente.
• Registrar las líneas aéreas
Si ha seguido al pie de la letra las instrucciones del párrafo 2.7. Agregar Líneas Aéreas, este paso debería estar completado.
• Insertar el stock de boletos
Refiérase al párrafo 2.8. Insertar el Stock de Boletos para introducir nuevamente el stock de boletos. (Recuerde que ha borrado la base de datos de boletos siguiendo las instrucciones dadas en el párrafo anterior 2.18. Antes de comenzar con los Datos Reales)
• Elaborar la primera factura
Todo está listo para elaborar la primera factura.
Si tiene alguna duda, consulte los párrafos 2.10. y 2.11.
Recuerde que una vez que haya introducido toda la información relativa a la factura y que haya contestado afirmativamente a la pregunta "Prenda la impresora. Listo?", el Sistema le pedirá de tipear el número de la primera factura. Se recomienda seguir con la numeración de sus facturas anteriores.
Por supuesto, el Sistema no le pedirá mas esta información para las facturas siguientes.
• Incluir las cuentas por cobrar anteriores al Sistema
Es conveniente incluir la información respectiva a las cuentas por cobrar que tiene la Agencia al comenzar a usar el Sistema SACAV.
Puede llevar esta tarea paralelamente a su trabajo diario dado que la numeración de
las cuentas por cobrar anteriores puede ser distinta a la de las facturas
que se emiten con el Sistema.
2.20. Incluir las Cuentas por Cobrar anteriores al Sistema
El siguiente procedimiento le permite incluir la información respectiva a las cuentas por cobrar que tiene la Agencia al comenzar a usar el Sistema SACAV.
Para este fin se debe ingresar facturas cuya descripción indique que se trata de una transferencia de las cuentas por cobrar anteriores al sistema computarizado.
• Introducir los Clientes
El primer paso consiste en codificar sus clientes y agregarlos al Sistema.
Para agregar clientes, seleccione: "3-Cuentas por Cobrar", "Mantenimiento", "Clientes".
• Ingresar las facturas
Ahora, puede ingresar las facturas correspondientes a sus cuentas por cobrar.
• Desde el menú principal, seleccione: "3- Cuentas por Cobrar", "Mantenimiento", "Mov. de Cuentas por Cobrar"
• Seleccione la opción "Agregar"
• Tipee el código para facturas: FA
• Tipee el número de factura y pulse la tecla [Enter]. Este número puede ser el mismo que el de la factura según su numeración anterior. Por ejemplo: 123
• Tipee el código del cliente (puede consultarlo por [F1]). Este código no puede ser X, dedicado a los clientes de contado.
• Tipee la referencia. Por ejemplo: Trámite visados o Boletos aéreos etc.
• Tipee la descripción. Por ejemplo: CxC Ant. S/F 123 donde 123 es el número de la factura según su numeración anterior.
• Llene los demás campos de acuerdo a la información contabilizada: las fechas, el monto de elaboración y vencimiento.
• Registre esta factura.
• Repita el proceso para las demás facturas por cobrar anteriores a la inicialización del Sistema.
• Imprimir los movimientos correspondientes
Es recomendable conservar un registro escrito de este trabajo.
Seleccione: "3-Cuentas por Cobrar", "Reportes", "Movimientos".
Tipee el código: FA
Deje el campo "Cliente" en blanco.
Deje en blanco el campo "Elaborado del".
Indique la fecha de hoy en el campo "al".
Tipee el orden: N
Pulse la tecla I para comenzar la impresión.