Manual del Operador

4. PROCESOS DIARIOS, PERIÓDICOS, MENSUALES Y ANUALES

A continuación, se listan los procesos y listados básicos para el control de una agencia de viajes.

Esta lista no es limitativa y el sistema está capacitado para elaborar una gran variedad de listados de control con los cuales se puede agudizar aún mas todo control sobre una agencia de viajes.

4.1. Procesos Diarios

• Facturación
• Pagos de Cuentas por cobrar
• Cierre de Caja
• Resguardo de datos, detallado en el párrafo 4.5. Resguardo de Datos

4.2. Procesos Periódicos

• Generación y Reporte de Boletería (concordando con los diferentes calendarios de reporte), detallado en el párrafo 4.8. Reportes de Boletería
• Estados de cuentas por cliente (resumidos por facturas)
• Confrontación, ajuste de Reportes con BSP y pago

4.3. Procesos Mensuales

• Resumen económico mensual de Facturación
• Resumen por servicio
• Resumen económico mensual de Cuentas por cobrar
• Resumen mensual de Comisiones
• Libro de I.V.A.
• Libro de Ventas
• Resguardo histórico

4.4. Procesos Anuales

• Purga de boletos, detallado en el párrafo 4.6. Purga de Boletos
• Purga de movimientos de cuentas por cobrar, detallado en el párrafo 4.7. Purga de Movimientos de Cuentas por Cobrar

4.5. Resguardo diario de Datos

Resguardar los datos no es indispensable para el buen funcionamiento del Sistema, pero es recomendable siempre mantener una copia actualizada de los datos en disco.

El corto tiempo que dura el proceso de copia, o el bajo costo de las memorias USB (en inglés pen drive, memory key o también USB flash drive) son despreciables frente al valor de la información memorizada en su Sistema y al tiempo que le ha costado registrarla.

Dependiendo del volumen de datos que vaya registrando, se recomienda efectuar el resguardo diario o semanalmente.

Para efectuar el resguardo, siga estas instrucciones:

1. Asegúrese de tener disponible una memoria USB.
2. En la ventana Inoval, haga clic sobre el botón "Resguardar Datos".
3. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Nota 1: El Sistema SACAV está diseñado para copiar los datos diariamente sobre la misma memoria USB. Se recomienda usar una memoria USB de 256 MB específicamente para el resguardo de sus datos.

Nota 2: Antes de apagar Su computadora, cuando cierra la ventana Inoval, el sistema detecta si han sido resguardados los datos. En caso negativo, el Sistema lo invita automáticamente a realizar este resguardo.

4.6. Resguardo histórico de Datos

A diferencia del resguardo diario que es renovado mensualmente, el resguardo histórico queda definitivamente grabado, al menos que sea borrado intencionalmente. Se recurre al resguardo histórico en caso de necesitar una copia de los datos a una determinada fecha. Por eso se recomienda realizar resguardos históricos antes de una purga de datos, de un cierre contable o del proceso de reconversión. De una forma general, puede hacer un resguardo cada fin de mes.

Aunque no sea indispensable, es recomendable usar una memoria USB distinta a la de los resguardos diarios y conservarla en un lugar seguro.

Para efectuar el resguardo histórico, siga estas instrucciones:

1. Asegúrese de tener disponible una memoria USB.
2. En la ventana Inoval, haga clic sobre el icono que se encuentra arriba a la izquierda.
3. Se despliega un menú. Seleccione la opción "Resguardar Datos Sacav" y luego "Histórico".
4. Coloque la memoria USB en un puerto libre de la computadora y haga clic en "Aceptar".
5. Complete el nombre de la carpeta donde desea que se grabe el resguardo. Por ejemplo escriba Dic2007 si el resguardo corresponde al mes de diciembre del año 2007. Asegúrese de NO BORRAR los 3 caracteres que identifican el puerto USB (por ejemplo: E:\). Haga clic sobre el botón "Ok".
6. Confirme que acepta crear la carpeta haciendo clic en el botón "Aceptar".
7. Espere mientras se genera el resguardo. Retire la memoria solamente cuando el Sistema se lo solicita.

4.7. Purga de Boletos

Normalmente, este proceso se efectúa una vez al año.

Para cada boleto, el Sistema determina si ha sido facturado y reportado antes de la fecha de purga seleccionada. En caso afirmativo, se elimina el boleto.

4.8. Purga de Movimientos de Cuentas por Cobrar

Normalmente, este proceso se efectúa una vez al año.

Para cada factura, el Sistema determina si ha sido cancelada antes de la fecha de purga seleccionada. En caso afirmativo, el Sistema elimina la factura, los pagos, notas de crédito y el detalle asociados a esta factura.

Se eliminan también las notas de créditos descontadas y los egresos anteriores a la fecha de purga.

Se recomienda hacer un resguardo de los datos antes de efectuar la purga.

4.9. Reportes de Boletería

El Sistema SACAV le facilita la elaboración de reportes de BSP y de líneas aéreas no afiliadas a BSP.

A continuación, se describe detalladamente el procedimiento para los reportes de BSP, siendo éste el más complejo:

• Cada lunes

Imprimir el Resumen de Boletos emitidos correspondientes a la semana anterior:

Seleccione "1-Boletería", "Reportes" y "Boletos emitidos para reportar"

Complete los campos de información solicitados por el Sistema:

Tipee el tipo de boletos: B

Tipee la fecha de comienzo del periodo: 03 01 2005 (ú otra fecha según el periodo)

Tipee la fecha de fin del periodo: 09 01 2005

Opciones: tipee [Enter]

Revise el listado. En particular, el asterisco (*) que puede encontrarse a la izquierda del número del boleto indica un cambio de forma. El signo de admiración (!) significa que hay un salto en la numeración, debido a la falta de un (o varios) boletos. Debe revisarse porque el (o los) boletos faltantes no han sido emitidos, facturados o anulados.

Haga las correcciones pertinentes y vuelva a imprimir (o visualizar) el listado de Boletos emitidos para reportar.

Cuando este listado esté exento de errores, llene el formulario de reporte de ventas de agencia.

• Al lunes siguiente (según calendario BSP)

Antes de que llegue a la Agencia el reporte de BSP, generar el Reporte de Boletería:

Seleccione "2-Boletería", "Reportes" y "Reporte de Boletería"

Tipee el número del reporte. Por ejemplo: B 2005 ENE 1

El Sistema le avisa que este reporte no ha sido generado.

A la pregunta: "Desea generarlo?", conteste afirmativamente pulsando la tecla S

Complete los campos de información solicitados por el Sistema:

Tipee la fecha de comienzo del reporte: 03 01 2005 (por ejemplo)

Tipee la fecha de fin de reporte: 09 01 2005

Revise que los demás datos estén correctos. Si es la primera vez que genera un reporte de boletería, vea el párrafo 2.16 Imprimir un Reporte de Boletería

En particular, este reporte le indica el monto efectivo que deberá pagar.

• Cuando llegue el reporte de BSP

Compare los montos de éste reporte con el del Sistema SACAV.

Si hay diferencias, determine sus causas:

• El monto de las ventas comisionables por líneas no corresponde, pero el monto de las ventas comisionables totales si corresponde: es probable que un boleto no haya sido facturado con el código de línea correcto. Seleccione "Modificar factura" para corregir este error.
• Para determinada línea, el monto de las ventas comisionables corresponde, pero no el monto de las comisiones: es probable que el monto de un boleto no haya sido facturado en el campo correcto. Seleccione "Mantenimiento de Boletos", visualice los datos del primer boleto del reporte (opción "Otro"), revise los montos boleto por boleto. De haber un error, seleccione "Modificar" y tipee el monto del boleto en el campo correcto. Cuídese de no modificar el monto total del boleto. De lo contrario, crearía discrepancia con la información registrada en la factura.
• Pequeñas diferencias en los totales de comisiones, I.V.A. y I.S.L.R. pueden atribuirse a redondeos. Seleccione "Mantenimiento de Reportes", seleccione "Modificar" y tipee el monto de estas diferencias en los campos correspondientes.
• Presencia de ACM, ADM y/o reembolsos: Genere nuevamente el reporte y, a la pregunta "Desea agregar o modificar ACM, ADM y/o reembolsos?", conteste afirmativamente pulsando la tecla S.

Después de efectuar todos los ajustes, genere nuevamente el reporte para reflejar estos. Luego, imprima o visualice el Resumen de Boletería.

Cuando los montos correspondan, archive este reporte.

Reportes de líneas aéreas no afiliadas a BSP:

La Agencia de Viajes reporta directamente a estas líneas aéreas.

Cada línea aéreas tiene reglas propias: comisiones no estándar, calendarios de reporte y pago distintos.

Asegúrese que los datos respectivos a las comisiones para cada línea estén correctos (vea el párrafo 2.7 Agregar Líneas Aéreas)

Semanalmente, genere el Reporte de Boletería respetando la misma numeración y las mismas fechas que las del calendario de reportes de BSP.

Para detectar y corregir errores, siga las mismas instrucciones que las indicadas para los reportes de BSP.